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2010年，当马海涛进入涂画教育学院时，他发现经常有10多人在总统办公室门口排队等待过程批准，而纸质批准需要通过邮件、传真等方式来回发送。，完成审批至少需要3-4天。此外，由于直接的业务关系，还有一件事困扰着涂画教育:涂画教育在全国有38个分支机构和300多个学习中心，拥有成千上万的专职和兼职教师、研究人员和员工，而总部需要对分支机构和学习中心的日常运作，如日常采购、费用、考勤、人员调动等总部职能进行相应的监督和审批，以及因不同学生需求而需要在分支机构之间借调教师等。由于机构分散，人员流失率高，总部无法及时了解各分校和中心的教师资源和人员情况，使得基本组织结构成为涂画教育管理的盲点，相应的考勤、采购、费用等行政职能也面临挑战。
协同办公:通过合理的结构提高效率降低成本
管理框架
分散的组织结构和每年30-40%的流失率增加了教育行业人力资源管理的麻烦，如何快速更新和共享人事信息成为一个难题。因此，在选拔过程中，涂画教育十分重视组织结构管理的制度是否灵活可控，即结构要灵活，角色要灵活，权力要灵活。目前，在泛微协同oa平台上，涂画教育通过集中和分散模块将系统管理员的权限委托给分校区的人事经理，便于控制和调整分校区的组织结构、人员角色和权限。过去，总部有必要统一总结和更新组织结构。现在，各地都独立维护它，但总部在这里提供了一个完整和最新的组织结构图。现在，Pan Micro oa也已经与甲骨文仁科对接，实现了统一的员工编号管理。
提高效率
从论文审批阶段的3-4天，到刚刚推出的30个小时，再到现在平均7-8个小时，涂画教育已经将效率文化付诸实践。在涂画教育360度评估中，效率是与工作内容、工作完成情况和资金利用并列的重要指标。每个月，泛微oa都会向教育提供200多名核心人员(包括中层、主要和高级管理人员)的过程效率分析报告，以及平均有多少报告被批准和退回。每个过程的平均时间是多少？与上个月和上个季度相比，季度环比和同比情况如何？有一个清晰的演示。
马海涛说，因为很多东西在网上并没有完全被认可，他们也可能配合很多线下任务。例如，有些部门需要到外面去视察现场，看看这个地方是否适合建一所新的分校。在这个过程中，许多人可能不得不征求他们的意见，他们可能不得不去实地调查。10-15天是正常的。因此，交易流程，如费用报销、休假、出差、报告等。，主要用于过程效率分析。如今，有了移动办公，领导们习惯了回家后再做一些审批，平均审批时间控制在7-8个小时。
成本降低
在马海涛看来，开放存取带来的变化是显而易见的。在明确组织结构的基础上，涂画教育还实施了效率和成本等各方面的管理问题。据马海涛称，总部负责涂画教育的日常采购，包括教材、办公用品、呼叫中心、教室、教学用电子产品等。年采购量约为1亿，有70-80家大型供应商。通过优化协同oa系统中的采购相关流程，可以尽可能降低日常费用，一年可以节省约2000万元。
在日常成本管理方面，协同办公也为涂画教育提供了一个良好的管理平台。目前，涂画教育在全国范围内的专职和兼职教师和助教都已经纳入了泛微型oa系统进行管理:教师在哪里上课，发生了什么费用，都应该在系统中报销。马海涛进一步解释说:通常，当老师去上课时，他们通常由助教陪同，帮助安排行程，预订教室，课后准备练习和讲义等。在这个过程中有一些杂七杂八的事情，比如需要电子材料或者小礼物。在这个过程中发生的所有费用都需要在办公自动化系统中报销。过去，来回运行和传真需要3-4天，但现在需要7-8小时。
信息化、七点实施、三点制度
经过多年的信息化，人们发现人是最重要的。信息化了解成年人的奇怪经脉，它会延伸到人的所有神经末梢。如果用得好，它就不一定在树干上，就像一个人可以打得好，他的拳头可能是灵活的。谈到推进信息化，马海涛把人的因素放在首位。
马海涛认为，信息化有七个实施点和三个制度点。要成为最佳实践，让用户知道最好的东西，关键在于如何让他知道。在涂画教育信息化推进的过程中，马海涛借助分校的力量，经历了涂画教育信息化推进的奇特经历。他在每一所分校发掘出对信息技术感兴趣的合适人才，并把他们培养成当地的信息管理专家。用户在使用过程中会遇到各种问题，必须有人及时解决这个问题。信息管理员就是这样一个角色。我们每个月都会通过视频会议进行沟通，或者在旺季比较好的时候，我们会安排世界各地的信息管理员轮流到总部进行沟通和发展培训，当面告诉他有些事情要处理。离开时做个汇报。过去两周我学到了什么，我在那里遇到的问题是否解决了。这样的团队可能是近年来涂画教育信息技术快速发展的秘密。
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